为自己准备一份任务清单

有时候,你会忙的焦头烂额,在深夜里无法入睡,想着是不是把所有的事情做完了,把明天的事情安排好了。有时候,你会变得焦虑,发现脑海中有太多的事情塞满,不知从何事开始。

如果你的事业,学习或生活缺乏管理,缺少成功,主要是两个原因,一是你不懂得管理任务和安排时间的方法二是你不懂得自律,不能在规定的时间去干自己规定的事情。这两个,在褪墨上讨论的有很多,你可以翻翻《GTD系列》,《ZTD系列》,《自律系列》和《激励系列》等。至于前者,你还可以在网上,书店找到更多的资料,而后者,其实没什么方法,只有自己去克服。

你应该已意识到,自己感到焦虑,忍受压力和错失项目的原因在于,没有把握好什么是该做的

新年伊始,我建议大家给自己准备一个好的记事本,随身携带,把握自己的生活。当然,我也不否定PDA,智能手机和电脑软件等等。总之,一件你随时携带的,任何时候都可以查阅,添增任务的工具。

  • 如何打破这个怪圈?

生活的有序性来自于管理,安排和执行,所以你需要任务清单(待作列表)。但是,任务清单不应该只有在临近崩溃时,才拿出纸和笔拟一张,把每件想到的事都写下来,贴在电脑旁或者塞进钱包,之后照着单子做,暂时松一口气,然后下一次又被这样的常规生活压垮,到达崩溃边缘。这个事半功倍的循环既疯狂又愚蠢——而这就是多数人的生活。

所以,你需要有效的任务清单来打破这个怪圈。何为有效?不仅仅是制定一份可执行的清单,还在于使用的习惯,如按时回顾。

和任何习惯一样,每天使用任务清单的习惯需要花些时间来养成。因此,从现在开始,你要让你的任务清单无处不在。与其指望意志力、逻辑、自信或者运气来帮你按部就班,把列表每时每刻“挂在眼前”才是最好使你开始行动的好办法。所以,你可以:

  • 放一个记事本在裤子后的口袋里,这样每次坐下你都能感觉它的存在。
  • 用皮筋把笔记本或一叠索引卡捆在钱包或皮夹上,这样每次你从钱包里取钱、信用卡、身份证、名片什么时都必须移开它。
  • 使用在线待做列表服务,如Remember the MilkTadaToodledo,或者Todoist。并设成主页或放到电脑桌面上。
  • 使用一个闹钟提醒系统(使用如Google Calendar的手机短信提醒,桌面定时器,或者手机闹钟)来提醒你去查清单。
  • 将一张任务清单和笔一起放在你工作时能随时看见的地方。
  • 在Windows Vista侧边栏, 谷歌桌面或其他软件中建立一个应用软件,使它一直保持在桌面上。

一个月以后,你就会把制定任务清单作为习惯了。你可以参考如何《一个月培养一个好习惯》。

  • 如何使用任务清单?

简单说来:写下你需要做的一切

不过,清单上只能是可以具体执行的行动。所以对于那些虚无缥缈的想法或项目,你要把它们拆解成可执行的行动。比方说,你要完成一个宣传“时间管理”的演讲。这个项目本身不可执行,因为你需要前期的准备才能宣传。所以你要写“1.收集演讲内容”、“2.完成演讲稿和PPT文件”和“3.选定地点和演讲时间”。

以下是具体的方法:

  • 将列表作为中枢系统:不仅把列表用于记下立即要做的任务,也通过它来做规划,记录零散的想法,以备后用,以及记录目标。如将你的笔记本分成几个区:一部分用来记录要立即处理的行动;一小部分用来记想要做的事;一部分用来记录工作中的项目;一部分留给杂记和零碎的想法。
  • 使用固定的记录模式:弥缝已经在以前的文章中分享过了,请参考文章《Moleskine的GTD应用》。
  • 使用分类:使用分类让你的清单更加清晰明了(特别是在使用在线任务清单时)。GTD中有提到使用情境,如地点和场合,来分类任务。比如分类“@电话”,专门用来记录全部要通过电话完成的任务,于是你可以集中精力一次把所有要打电话的事全部敲定。
  • 把项目分解为细微具体的任务:浏览任务清单时,我们需要清楚地知道接下来该做什么。如果你面对一项任务还需要问“我该怎么把这个做完”,说明你还没把它们条理清晰地分解好。总的原则是,要把所有事情的处理都变成仅在本能层面之上的行动——也就是说,如果要写些什么,你总会取出纸笔,坐下,拔掉笔套,然后勾勒一个写作大纲,所有超出这个层面的任务都应被继续分解。
  • 首要任务(MITs):把浏览清单作为早晨起床的第一件事或者晚上睡前的最后一件事,并且将当天或第二天最重要的且要优先处理的事(想想你的目标)标记出来。手段无所谓,只要能让你明白它们是首要任务,要优先处理它们。记住,哪怕一天中其他事你什么也没做,只要这几个首要任务完成了,你就过了完美一天。
  • 每周回顾:你没必要扣准一周才做回顾。但无论频率如何,都要留有一个大约的雷打不动的时间来回顾列表。想想你下周要完成什么,考虑一下生活中的长远目标以及在实现它们的征程中还有什么是你能做的,为每一项任务写下详尽的计划,确保“等待中”的条款都已经取得,总之,把一切“考虑中”的条款都想一遍。

做一个好的任务清单不需要太多时间和努力,只要有一点想法,当你回顾它时就能清楚知道该做什么,以及它是怎样使你的生活井井有条。一旦你养成了使用任务清单的习惯,它将变得和走路谈话那样轻而易举——你不自觉地会在执行它。

今年,花些时间来养成这个习惯,开始集中时间和精力向目标迈进,而不是浪费时间原地不动。立即行动,使你的2010空前成功!

褪墨-做好每一件事

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